I. При изменении своих
контактных номеров телефонов, факсов, телексов или адресов электронной почты:
немедленно известить ОПИ:
- E-Mail: tfs@ctspi.ru (предпочтительный способ);
- Факс: +7-(499)-244-30-42 или +7-(499)-244-91-57 (предпочтительные номера для приема факсов) или +7-(499)-244-31-88 (резервный факс);
- Телефон: +7-(499)-244-25-91 (по рабочим дням c 9:00 до 18:00 МСК);
II. Cрочно выяснять и устранять причины нарушения связи между Отправителем и Получателем !
III. Факсимильные сообщения Отправителя
1. Исходное факсимильное сообщение должно иметь ясно читаемый вид. В случае малоконтрастного
изображения, малого размера букв или цифр рекомендуется сделать более контрастную
копию исходного сообщения, стараясь устранить вышеуказанные недостатки. Лучше всего по факсу проходят черно-белый текст и изображения.
2. Желательно применить шрифт Arial, полужирный, размер не менее 12.
3. С целью экономии средств рекомендуется сократить до разумного минимума межстрочное
расстояние и ширину полей слева и справа. С целью недопущения "урезания
текста", завершать текст сообщения в нижней части страницы за 2-2,5 см.
до окончания страницы, так как у принимающей стороны на факсовой странице будут
дополнительно пропечатаны одна строка о совершенном соединении и одна строка
о передающей компьютерной программе.
4. Каждое факсимильное сообщение должно содержать:
-- исходящий номер документа, число, месяц и год,
-- наименование учреждения, направляющего документ,
-- гриф срочности (или без грифа),
-- название(я) подразделения(й), куда адресован документ,
-- фамилию и инициалы лица, которому предназначено сообщение,
-- на первом (титульном) листе должно быть проставлено общее количество листов
передаваемого материала (рекомендуется),
-- должность, подпись, фамилию, инициалы лица, подписавшего сообщение.
-- указать фамилию, инициалы исполнителя, его телефон, факс или адрес
электронной почты исполнителя - (рекомендуется).
5. Установить правильные показания (год, месяц, день, время) дисплея своего факсимильного аппарата, заправить факс-аппарат бумагой.
IV. Сообщения, направляемые Отправителем в ОПИ по электронной почте
1. Начинать рабочий день на компьютере следует с проверки компьютера
обновленными лицензионными антивирусными программами !
2. Так как антивирусные программы создаются гораздо позже вирусных программ,
окончательный контроль за компьютерными вирусами операторы Получателя и Отправителя обязаны
осуществлять путем визуального просмотра каждого письма (не открывая приаттаченные
файлы), приходящего на АРМ оператора!!!
3. При обнаружении компьютерных вирусов, пришедших по электронной почте к Получателю
от Отправителя, немедленно известить об этом Отправителя.
V. Действия Отправителя при
наборе и передаче информации по электронной почте
1. Использовать имена присоединяемых
файлов, набранные только цифрами или латинскими буквами, например, 27_02_2008.doc или
angola.doc или 27_02_2008_angola.doc или 27-02-2008-angola.doc или 27022008angola.doc
и т.п.
2. Не допускать пробелов в именах файлов.
3. Не использовать в именах файлов знаки (.), (~), (!), (@), (#), ($), (%),
(^), (&), (*), (,), (?), (№), (\), (/), (<<), (>>), (<),
(>).
4. Применять только неэкзотические (общераспространенные) расширения *.doc, *.pdf,
*.jpg, *.html, *.xls, *.txt, *.rtf.
5. Не применять в файлах двойные, тройные и др. расширения типа *.dok.doc, *.pdf.doc,
*.doc.bat, *.doc.exe и т.д., так как эти файлы могут восприниматься компьютерными
антивирусными программами Получателя как содержащие вирусы или спам.
6. Применять только неэкзотические (общераспространенные) шрифты, например, Arial,
TimesNewRoman, Courier.
7. Не посылать электронное сообщение открытого характера, содержащее закодированную
информацию, файлы с экзотическими расширениями или шрифтами, объемные файлы,
т.к. у Получателя могут возникнуть проблемы с приемом, раскодировкой или раскрытием файлов.
8. Стараться не отправлять файлы *.bmp, т.к. они, как правило, имеют большой
размер (отсканированная страница может составлять от 500 Кбайт до 17 Мбайт), что создает неудобства Получателю. Файлы *.bmp предпочтительнее преобразовать в файлы *.jpg или вставить
в файлы *.doc. При достаточно хорошем разрешении (четкости) цветного изображения одна
страница будет по размеру не более 300 Кбайт.
9. "Сжать" файл при помощи программы ZIP (RAR, ARJ, WINZIP или аналогичных
программ), если его размер составляет более 300 килобайт.
10. Перед отправкой приаттаченных файлов по электронным каналам связи обязательно
проверить их на отсутствие компьютерных вирусов при помощи регулярно обновляемых лицензионных
антивирусных программ.
11. В теле письма желательно указать Получателя(ей) и Отправителя. В теме письма
желательно указать исходящий номер.
· В сообщении директивного
письма следует указать:
· исходящий номер документа, число, месяц и год,
· наименование учреждения или подразделения, направляющего документ,
· гриф срочности (или без грифа),
· наименование(я) подразделения(й), куда адресован документ,
· фамилию и инициалы лица, которому предназначено сообщение,
· должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего сообщение.
· желательно указать фамилию, инициалы исполнителя, его телефон, факс, адрес
электронной почты исполнителя (желательно, но не обязательно)
12. Периодическая актуализация (лучше ежедневная или еженедельная) лицензионных
антивирусных программ на компьютерах Отправителя и Получателя является обязанностью
операторов связи Отправителя и Получателя.
VI Действия получателя при приеме информации
по электронной почте от Отправителей
1. Никогда не открывать
пришедшие к Вам по электронной почте исполняемые файлы: *.exe, *.bat, *.com,
*.pif и т.п., так как эти файлы с вероятностью 99.9% являются компьютерными
вирусами. Эти файлы немедленно уничтожать!
2. Никогда не открывать пришедшие к Вам по электронной почте файлы с двойными,
тройными и т.д. расширениями, например *.dok.doc, *.pdf.doc, *.doc.bat, *.doc.exe,
*.17.01.2007 и т.д., так как это, как правило, компьютерные вирусы. Эти файлы
немедленно уничтожать!
3. С ОСОБОЙ осторожностью необходимораскрывать принятые по электронной почте файлы *.zip,
*.rar, *.arj и др., так как при разархивировании файла внутри могут быть файлы
с расширениями *.exe, *.bat, *.com, *.pif или с двойными, тройными расширениями
*.dok.doc, *.pdf.doc, *.doc.bat, *.doc.exe и т.д.
Если при разархивации файлов
*.zip, *.rar, *.arj и др., обнаружили файлы с расширениями *.exe, *.bat, *.com,
*.pif или с двойными расширениями *.dok.doc, *.pdf.doc, *.doc.bat, *.doc.exe
и т.д., то архивированный файл *.zip, *.rar, *.arj и др., немедленно уничтожить!
VII. ОПИ использует свою технологию
доставки циркулярных директивных документов Получателям и автоматического получения подтверждений
с мест о доставке информации Получателям
1. Например, если Вы получили от ОПИ такое сообщение: MOSKVA MID RF NR ... OT ....-..-.. Uvazhaemye kollegi podtverdit
poluchenie etogo dokumenta putem "klika" (zahoda) na ukazannuyu ssylku
stranicy sayta CTSPI pri MID Rossii: http://ctspi.ru/confirmemail.php?job=366&ident=264090318
S uvajeniem,otdel peredachi informacii CTSPI pri MID RF:
http://ctspi.ru/opi.pdf, то рекомендуем:
воспользоваться этим вариантом подтверждений: навести мышкой курсор на указанную
ссылку и нажать клавишу мышки "ОК" - в ОПИ на адрес tfs@ctspi.ru сразу отправляется сообщение, что Вы получили
директивное письмо.
2. Если же Получатель получил циркулярное директивное письмо с адреса TFS@CTSPI.RU,
в теме письма которого написано например КЛЕРОМ:
MOSKVA MID RF NR 34/EP
от 14.07.2004,
а в теле письма КЛЕРОМ:
UVAJAEMIE KOLLEGI,
PROSBA PODTVERDIT POLUCHENIE
S uvajeniem,
Otdel peredachi informacii CTSPI pri MID ROSSII
CTSPI.RU/opi.pdf,
то Получателю рекомендуется
немедленно ответить ОПИ только клером, например:
- В теме письма написать
только клером : RE: MOSKVA MID RF NR 34/EP от 14.07.2004.
- В теле письма написать только клером : Posolstvo RF v Namibii podtverjdaet
poluchenie 15.07.2004 3-x faylov
VIII. Типичные ошибки Получателей
1. Технические специалисты
Получателей не подтверждают немедленно ОПИ о получении наших писем, что вынуждает ОПИ направлять
письма повторно;
2. При изменении контактных номеров телефонов, факсов или адресов электронной
почты Получатели не оповещают ОПИ;
3. Часть подтверждений от Получателей, ОПИ, получает в виде ????? ??? ???, так как написаны Получателями в теле
письма русскими буквами, а не клером (как правило, перекодировка текста в теле
письма происходит на зарубежных серверах);
4. Получатели редко забирают сообщения из своих почтовых
ящиков, что приводит к переполнению почтовых ящиков Получателей. В результате
директивные письма, в частности, ОПИ, не доходят до Получателей;
5. Операторы на местах используют нелицензионные антивирусные программы, редко
обновляют антивирусные программы, редко проверяют свои компьютеры.
6. Технические специалисты Отправителей не соблюдают рекомендации по разделу V, пп. 1-12, и письма Отправителей не доходят до Получателей или попадают в СПАМ.